contoh dan struktur Surat resmi

Surat Resmi

Surat resmi harus disusun dengan cara cepat. Bagian-bagian surat ditulis sesuai dengan aturan berlaku. Kalimat disusun secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Penggunaan kalimat ambigu harus dihindari. Surat resmi harus menggunakan bahasa yang baik dan benar. Surat resmi terdiri atas beberapa bagian sebagai berikut.

1.       Kepala Surat

Kepala surat disebut juga kop surat. Kepala surat menunjukan identitas singkat tentang kantor. Bagian ini terletak disebelah atas tengah surat. Di halaman berikutnya, kepala surat tidak perlu ditulis. Kepala surat berisi beberapa unsur, yaitu nama instansi, lambing atau logo lembaga, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor facsimile, dan surat elektronik (surel). Perhatikan contoh kepala surat berikut,

Sekolah menengah atas (SMA)

Pembangunan bangsa

Jalan pahlawan 54, Semarang

Telepon (024) 876543

Faksimile (024) 876544

2.       Tempat dan tanggal surat

Bagian ini berisi tempat dan tanggal ketika surat ditulis. Fungsi bagian ini untuk mempermudah pengarsipan surat. Akan tetapi, jika kedua unsur tersebut telah tertulis di kop surat, bagian ini tidak perlu ditulis kembali. Letak bagian ini disebelah kanan atas di bawah kop surat. Perhatikan contoh tempat dan tanggal surat berikut.

Medan, September 2014

Denpasar, 11 Agustus 2014

3.       Nomor surat

Nomor surat meliputi nomor urut penulis surat, kode surat, bulan, dan tahun. Nomor surat memiliki beberapa fungsi berikut.

a)      Mengetahui jumlah surat yang ditulis.

b)      Memudahkan pengarsipan.

c)       Mempercepat proses penyelesaian.

Perhatikan contoh nomor surat berikut.

Nomor: 017/OSIS/V/2013

Nomor: nomor urut surat/lembaga/bulan/tahun

4.       Hal/perihal

Hal/perihal berisi persoalan yang akan dibicarakan dalam surat. Bagian ini bermanfaat bagi pembaca surat. Pembaca surat akan mudah mengetahui isi surat berdasarkan bagian ini. Bagian ini ditulis dengan huruf kapital di setiap awal kata. Perhatikan contoh berikut.

Hal: Permohonan Izin Menggunakan Gelanggang Olahraga

5.       Lampiran

Lampiran merupakan berkas-berkas yang disertakan dalam sebuah surat. Jika sebuah surat tidak disertai lampiran, bagian ini tidak perlu ditulis. Perhatikan contoh berikut ini.

Lampiran: 3 Lembar

Lampiran: Tiga Lembar

6.       Alamat Surat

Bagian ini berisi tujuan penulis surat. Surat ditujukan kepada orang tertentu yang diharapkan membaca surat tersebut. Penulisan alamat surat sebaiknya lengkap. Alamat surat didahului dengan Yth. Kata kepada tidak perlu ditambahkan karena merupakan pemborosan kata. Perhatikan contoh berikut.

Yth. Kepala SMA Cendekia

Jalas R.A Kartini nomor 16

Bandung

7.       Salam pembuka

Salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan di akhiri dengan tanda koma. Bagian ini ditulis di sebelah kiri. Perhatikan contoh berikut.

Dengan hormat,

8.       Isi surat

Isi surat terdiri atas tiga bagian paragraf, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Paragraf pembuka sering diawali dengan ini, bersamaan ini, atau berkenaan dengan. Berikut merupakan beberapa fungsi paragraph pembuka.

a)      Pengantar untuk menyampaikan maksud surat

b)      Menarik perhatian pembaca surat

c)       Menghubungkan surat atau pembicara sebelumnya.

Perhatikan contoh bagian pembuka berikut.

Dengan ini kami beritahukan bahwa….

Bersamaan surat ini kami sertakan….

Berkenaan dengan surat edaran….

Meskipun demikian, bagian ini tidak diawali dengan kata-kata tersebut. Perhatikan contoh.

Kami beritahukan kepada saudara bahwa….

Bagian paragraf isi menjelaskan maksud utama surat. Bagian ini dapat terdiri atas beberapa paragraf. Perhatikan contoh berikut.

Sehubungan dengan maksud tersebut, kami menghimbau dan memberikan kesempatan kepada segenap mitra kerja untuk berperan serta dalam kegiatan tersebut. Selain itu, kami meminta kepada mitra kerja sebagai sponsor untuk menyukseskan pembangunan jembatan baru di desa kalimaju.

Bagian paragraf penutup berfungsi untuk mengakhiri surat. Bagian ini berisi ucapan terima kasih, harapan, dan penghargaan penulis. Perhatikan contoh berikut.

1)……

                Demikian informasi yang kami sampaikan. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

2)…..

                Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat digunakan seperlunya.

Bagian isi surat harus disusun dengan baik. Oleh karena itu, beberapa acuan berikut ini perlu diperhatikan.

a)      Maksud surat disampaiakan secara urut.

b)      Membuat kalimat mudah dipahami.

c)       Menghindari akronim tidak lazim.

d)      Mengetik dengan benar tanpa ada kesalahan.

9.       Salam penutup

Salam penutup terpisah dengan bagian paragraf penutup. Bagian paragraf penutup termasuk dalam surat, sedangkan salam penutup merupakan bagian tersendiri. Salam penutup ditulis dibawah bagian surat. Salam penutup diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh berikut.

Hormat kami,

Hormat saya,

10.   Nama pengirim dan tanda tangan

Pengirim surat merupakan pihak yang menulis surat. Dalam surat resmi, bagian ini disertai dengan identitas kedinasan, seperti nomor induk karyawan (NIK), jabatan, dan cap dinas. Perhatikan contoh berikut.

Horma saya,

Kepala SMA harapan

Ttd.

Anggita Pertiwi

NIK 120990913

11.   Tembusan

Bagian ini berfungsi untuk menyatakan pihak atau instansi lain yang juga mendapat surat tersebut. Perhatikan contoh tembusan berikut ini.

Tembusan:

1.       Prof. Dr. Surya Manunggal

2.       Dr. Martin Panggabean

3.       Dr. Ikhlas Prambudi

12.   Inisial

Inisial ditulis di bagian kiri bawah surat resmi. Inisial berupa singkatan nama pengetik surat. Contoh inisial adalah AB dari nama Ahmad Badrun.

Categories: Bahasa indonesia